新しい事務所や店舗を借りるとき、「設備の管理」は誰の担当？

新しく事務所や店舗を借りるとき、立地や広さ、家賃、内装などに目が向きがちです。

ところが、実際に使い始めてから意外と困るのが、設備に関する問題です。

例えば、エアコンが故障したとき。

「最初から付いていた設備だから、貸主が修理してくれるはず」

そう思っていても、設備の取り扱いや契約内容によっては、借主側で対応が必要になる場合があります。

建物や設備の修繕は、原則として貸主が義務を負いますが、故障の原因や設備の位置付け、契約内容などによって、対応や費用負担が異なることがあります。

「最初から付いている」と「貸主が管理する」は別の話

事務所や店舗に備え付けられている設備には、さまざまなものがあります。

例えば、

• エアコンなどの空調設備

• 給排水設備

• シャッターや自動ドア

• 照明器具

• 看板や内装設備

これらについて、故障時の修理や交換を誰が担当するのかは、設備の所有関係や賃貸借契約などによって変わります。

特に、前の入居者が設置した設備がそのまま残されている場合は注意が必要です。

いわゆる「残置物」として扱われる設備もありますが、残されている設備だからといって、必ず借主が修理費用を負担するとは限りません。

入居する前に、それぞれの設備がどのような取り扱いになっているのか確認しておきたいところです。

入居前に確認しておきたい3つのこと

① 設備は誰のものなのか

建物にもともと備え付けられている設備なのか、以前の入居者が設置したものなのかを確認しておきましょう。

設備の所有関係だけでなく、契約上どのような扱いになっているかを把握しておくことも大切です。

② 故障したら誰に連絡するのか

管理会社、貸主、設備業者など、故障時の連絡先を整理しておくと、いざというときに慌てずに済みます。

また、故障した際に借主の判断で修理業者を手配してよいのか、事前に確認が必要なのかも把握しておくと安心です。

③ 修理や交換の費用は誰が負担するのか

設備の種類や故障の原因、契約条件などによって費用負担は異なります。

契約書や重要事項説明書、設備一覧などを確認し、不明な点は契約前に不動産会社や貸主へ確認しておくことが大切です。

拠点が増える会社ほど、情報の共有も大切

事業を拡大して新しい事務所や店舗を設ける場合は、設備の管理方法が拠点ごとに異なることもあります。

本社では総務担当者が把握していても、新しい拠点では誰に連絡すればよいのか分からない、という状況は避けたいものです。

設備ごとの管理者、故障時の連絡先、契約書類の保管場所などを一覧にしておくだけでも、日々の管理がしやすくなります。

特に、空調設備や給排水設備などは、故障によって業務に支障が出る可能性もあります。

万一の際にスムーズに対応できるよう、日頃から情報を整理しておくことが大切です。

設備の管理とあわせて、万一の備えも確認を

新しい事務所や店舗を借りる際には、設備の管理方法だけでなく、万一の事故が起きた場合の責任範囲や、加入している保険の補償内容も確認しておきたいところです。

例えば、設備の故障そのものと、漏水や火災などによって生じた損害では、保険での取り扱いが異なる場合があります。

また、借主が設置した設備や内装、什器などについても、必要な補償が備わっているか確認しておくことが大切です。

新しい場所で事業を始めるタイミングは、日頃の管理体制とともに、万一への備えを見直すよい機会でもあります。

目に見える設備だけでなく、その管理方法や事故が起きたときの対応についても、少し目を向けてみてはいかがでしょうか。